Os programas de Prevenção de Perdas no varejo alimentar sempre focam na busca dos maiores potenciais de redução com os menores esforços. Para isto, segue-se uma abordagem de análise que é muito semelhante entre todos esses varejistas: uma vez definidas as metas de perda, parte-se para a identificação dos maiores desvios e, a partir daí, traça-se um plano de ação para a redução desses desvios. Se não há metas, o foco se torna os maiores valores ou índices de perda, tanto para a estrutura operacional (divisão, regional e assim por diante) como para a estrutura comercial (departamento, setor e assim por diante).

O problema desta abordagem é que ela cumpre apenas metade do que se propõe. Ao analisar os maiores desvios, índices ou valores de perda, identifica-se os maiores potenciais de redução. Mas isso não quer dizer que eles apresentem os menores esforços de redução. Para isto, é fundamental aprofundar a análise. E este aprofundamento passa pelo entendimento de como a perda é gerada e apurada na companhia.

Geralmente as perdas totais são estratificadas em quebras identificadas e perdas desconhecidas. As quebras identificadas geralmente são registradas pelas lojas diariamente, por meio da coleta do item violado, avariado, vencido, amadurecido. Logo, tem-se resultados das quebras identificadas diariamente nas lojas. Além disso, os geradores de quebras identificadas são problemas internos que podem ser rapidamente controlados e corrigidos. Erros na execução de pedidos manuais e parametrização de pedidos automáticos, excesso de produção de itens perecíveis, falta de controle de validade, falta de conferência de qualidade no recebimento são causas comuns de quebra identificada. Logo, atuar na quebra identificada traz resultados imediatos na perda (retornos apurados dentro do mês)

Além disso, existem alguns departamentos que são inventariados com alta periodicidade. No geral, departamentos Perecíveis são inventariados mensalmente ou até em períodos mais curtos. Alguns varejistas também inventariam o departamento de eletroeletrônicos mensalmente por conta do sortimento baixo e alto valor agregado. As perdas desconhecidas são mais difíceis de atacar. Mas se apuradas mensalmente, é possível controlar a efetividade das ações que foram implantadas. Atuar em perdas desconhecidas apuradas por inventário, traz resultados no curto-prazo na perda (retornos apurados mensalmente)

Por último, existem outros setores que, devido à complexidade e volume de itens, precisam de métodos de provisionamento mensal das perdas no varejo alimentar, visto que o inventário total demandaria altos investimentos de pessoas e tecnologia. E este provisionamento geralmente utiliza dados históricos. Atuar na redução de perda destes setores terá efeito apenas quando o inventário oficial for realizado. São setores cujo benefício virá no longo prazo (resultados de acordo com a periodicidade dos inventários oficiais)
Logo, para se obter resultados mais rápidos e com menor esforço, é importante atacar primeiro a quebra identificada, depois as perdas desconhecidas apuradas por meio de inventário e, por último, focar nas perdas desconhecidas provisionadas.

Mas para buscar reduções efetivas, é necessário que os processos de registro das quebras identificadas e a execução e ajustes dos inventários sejam realizados corretamente nas lojas e supervisionados pela Prevenção de Perdas. Caso contrário, há risco de manipulação de resultados para atingimento das metas.

* Rodrigo Castro é diretor executivo da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.

As quebras identificadas, aquelas causadas por vencimento, avaria, maturação e outros motivos que podem ser percebidos pela loja, representam entre 60% e 70% das perdas totais do varejo alimentar. Estas perdas estão concentradas principalmente nos setores perecíveis, como FLV, Açougue, Padaria, Peixaria e frios. Muitas dessas perdas têm causas variadas e dispersas ao longo da cadeia de abastecimento, tais como planejamento de abastecimento inadequado, pedidos errados, falhas nos processos de movimentação, manuseio incorreto na loja, dentre outras causas.

Essas hipóteses podem ser testadas com base apenas na análise dos dados, permitindo um diagnóstico rápido para direcionamento das ações para redução das perdas.

Abaixo estão 4 testes para identificação das causas das perdas identificadas:

Correlação entre venda e quebra das lojas

A relação entre as vendas e as quebras identificadas das lojas pode esclarecer se o problema está relacionado a um abastecimento falho. Comportamento de lojas com baixas vendas e que quebram muito e altas vendas que quebram pouco pode indicar que as perdas são causadas por excesso de produtos na loja. Afinal, infere-se que as perdas ocorrem porque não há giro e os produtos estragam por falta de venda. Existe uma fórmula no Excel simples para analisar isto, chamada CORREL. Ela busca a correlação entre 2 variáveis distintas. Mas atenção. Ao avaliar a correlação, é fundamental considerar a variável venda em valor e quebra em índice. Afinal, a quebra em valor naturalmente é maior em lojas que vendem mais. No caso abaixo, foi identificado uma correlação entre venda e índice de quebra de -0,77. Correlações negativas indicam que uma variável se comporta ao contrário da outra. Ou seja, quando uma cai, a outra sobe e vice-versa

Quebras identificadas: benchmark interno de perdas

Varejistas que possuem uma rede grande de lojas podem avaliar o benchmark interno de perdas, ou seja, lojas na própria rede que performam com resultados bons considerando o mesmo método de apuração e as mesmas características internas. Isto permite avaliar se as perdas são causadas por problemas externos ou internos à loja. No exemplo acima, a loja 5 fatura o mesmo que a loja 4, mas tem um índice de perdas muito menor. Logo, é provável que o ambiente interno das lojas seja determinante para o índice de perdas

Variação das perdas ao longo de um período

A variação das perdas ao longo de um período nas lojas é um indicador que reforça ou enfraquece o benchmark interno de perdas. Lojas com baixas perdas e baixa variação do índice de perdas ao longo dos meses indicam que seus resultados estão controlados e não trarão surpresas. Logo, podem efetivamente serem usadas como referência. Para ilustrar o exemplo, vamos tomar a loja 3 e 5. No caso da loja 5, as variações são muito altas entre os meses. Logo, a média final esconde registros de quebra com baixa qualidade e eventuais problemas operacionais. A loja 3, por sua vez, possui um índice mais estável ao longo do período. Logo, é provável que o benchmark interno seja 7% e não 6%. Para calcular a variação da perda dentro de um período, pode-se usar a fórmula para cálculo do desvio padrão ou DESVPAD. No caso abaixo, a loja 3 teve desvio padrão de 1% e a loja 5, 4,5%.

Quebras identificadas: método ou origem do abastecimento

avaliar a relação das quebras identificadas das lojas em relação à origem ou forma de abastecimento delas pode identificar se as causas estão relacionadas a problemas logísticos ou de fornecedor. Em grandes redes varejistas, pode haver lojas distantes dos CDs, cujas entregas são diretas do fornecedor ou CDs que entregam para um grupo de lojas específicas. Se houver uma variação significativa das quebras entre os grupos de lojas abastecidos por diferentes métodos ou CDs, este pode ser um indicativo de que o problema está na logística de entrega dos produtos. No exemplo abaixo, as lojas abastecidas por entrega direta parecem ter índices de perda maiores que as lojas abastecidas por CD. Juntando esta análise com a primeira, pode-se inferir que fornecedores que entregam diretamente nas lojas podem estar empurrando mais mercadorias que o necessário para o volume de vendas delas.

Com estas avaliações iniciais, a área de prevenção de perdas pode ter um direcionamento mais assertivo para diagnosticar as reais causas das perdas, de forma mais rápida e precisa. Isto permite atacar os principais problemas primeiro, com um aumento da efetividade na redução das quebras identificadas.

No exemplo acima, as análises permitem direcionar o diagnóstico qualitativo na loja 3 e na área que gerencia o abastecimento das lojas, pois provavelmente trarão ricos insumos para atacar as perdas.

* Rodrigo Castro é diretor executivo da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.

A figura da diligência prévia, mais conhecida pela expressão em inglês due diligence, vem tomando cada vez mais espaço nas práticas de negócios promovidas por empresas brasileiras. Em tempos de “Lava Jato”, os departamentos de compliance das companhias utilizam esta ferramenta para conhecer com mais profundidade seus parceiros de negócios, sejam estes fornecedores ou compradores, antecipando-se à ocorrência de possíveis fraudes e até a riscos de imagem do seu negócio que o envolvimento com mídias negativas podem causar.

O processo de due diligence

O processo de due diligence não é exatamente algo novo, já era usado comumente no meio empresarial para fornecer subsídios para investidores em negócios por meio da coleta de dados e informações sobre empresas que lhes interessavam comercialmente. Neste aspecto, o tipo mais padronizado de due diligence empreendida nos negócios no Brasil é a consulta aos cadastros de órgãos de proteção ao crédito, tais como o SPC, Serasa e SCPC.

Dado a facilidade e rapidez de acesso aos dados aliado ao custo relativamente razoável por consulta, faz sentido que a maioria das empresas recorram a esses mecanismos antes da realização de operações diárias de compra e venda. Contudo, quando se trata da realização de negócios envolvendo valores elevados ou cuja duração seja prolongada no tempo, estes meios se mostram insuficientes para minimizar todos os riscos de uma operação comercial.

A importância da due diligence no mercado de crédito

Em situações em que a inadimplência já se consolidou, a opção mais comum é a venda da carteira para empresas de recuperação de crédito, envolvendo altas taxas de deságios para o empresário. Nessa situação, o due diligence patrimonial é uma opção que ganha cada vez mais importância no mercado de crédito.

Revelando todos os tipos de ativos de um investigado, que pode ser tanto um fornecedor quanto um comprador ou até mesmo o recebedor de um empréstimo ou financiamento, este procedimento permite que o empresário gerencie efetivamente os riscos de eventual inadimplência ou descumprimento contratual ao ser relacionar com determinada pessoa ou empresa.

Portanto, vai muito além de conhecer superficialmente com quem o empresário se envolve. A elaboração de um due diligence patrimonial, também denominado como levantamento ou investigação de ativos, permite que a empresa e o empresário não só tenham total ciência da situação patrimonial atual e futura do parceiro de negócio, como também saber quais bens e direitos efetivamente possui.

A vantagem da investigação de ativos

Outra vantagem da investigação de ativos prévia é permitir a identificação rápida de maquiagens contábeis e fraudes patrimoniais que o futuro parceiro de negócio esteja cometendo. Dessa forma, o empresário pode tanto abortar a concretização de um negócio como se antecipar, por meio de incidentes, tutelas e ações judiciais, para impedir ou combater fraudes que estejam em progresso para prejudicar o negócio que já foi realizado.

Inegavelmente, riscos em negócios sempre existirão e fatores prejudiciais ao seu desenvolvimento estarão à espreita. Exatamente por isso que agir com cautela e preparo, tomando todas as medidas necessárias para minimizar a ocorrência de possíveis problemas, especialmente os que poderiam ser evitados por meio da realização de um due diligence patrimonial, pode mostrar crucial para garantir a continuidade financeira da vida de uma companhia.

Se você quer especialistas em due diligence, entre em contato conosco. Nós temos os melhores profissionais para ajudá-lo no processo de preservação da imagem da sua empresa e na prevenção de possíveis fraudes.