Será que sua empresa está pagando muito além do que deveria pela prestação de serviço de fretes? Veja como reduzir erros no pagamento de fretes.
Muitas empresas não percebem, mas podem estar desperdiçando muito dinheiro no pagamento de fretes. Como evitar fraudes e perdas nesse momento?
“É impossível melhorar o nível qualidade dos transportes e ao mesmo tempo reduzir os custos de frete.”
“Eu confio no meu transportador, somos parceiros há mais de 15 anos.”
“Tem alguém que faz o controle do pagamento de fretes… Acho que é o Financeiro.”
“Faço um milhão de coisas por dia… Não tenho tempo para fazer auditoria.”
“Como não consigo tratar o grande volume de documentos de fretes, acabo fazendo análise de uma amostra, apenas.”
Se pelo menos uma das afirmativas soa familiar, este texto é para você. Isso porque a sua empresa provavelmente corre sérios riscos de estar pagando muito além do que deveria pela prestação de serviço de fretes. Além disso, há chances do serviço estar sendo ineficiente nas operações de transporte.
A auditoria de fretes é uma atividade de natureza operacional da gestão de fretes. Ela consiste em realizar a conferência das faturas referentes à prestação de serviço de transporte enviadas pelos transportadores. E isso é uma forma de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado. A auditoria é um passo importante para minimizar erros no pagamento de fretes.
Entretanto, apesar dos desafios e das dificuldades enfrentadas pelas empresas, é possível realizar o trabalho operacional em alinhamento à estratégia de negócio e indicar oportunidades de melhoria de processo, de modo a evitar a ocorrência de erros, fraudes ou quaisquer desvios das regras de negócio estabelecidas para corrigi-los e otimizar o trabalho a médio e longo prazo.
Desse modo, além de garantir a transparência, formalismo e isenção no relacionamento com os transportadores e parceiros, é possível ainda transpor a linha de visibilidade de serviços do cliente. Isso permite que ele acompanhe e participe de etapas da operação a que não costumava ter acesso, para superar as expectativas através de entrega de memórias inesquecíveis.
Quer saber como fazer pagamentos de fretes seguros? Nós damos a receita! Leia o texto!
Limões e outros ingredientes da receita que evita fraudes e perdas
Como principais desafios e dificuldades enfrentados pelas empresas para realizar a auditoria de fretes, destacam-se:
- Grande volume de Conhecimentos de Transporte (CT-es) movimentados, podendo chegar a cerca de milhares todo mês.
- Complexidade das tabelas de frete, com diferentes metodologias de precificação, responsabilidades pelo frete e pelos seguros, taxas de generalidades e gestão de riscos que podem ou não ser aplicadas sobre o serviço.
- Necessidade de profissionais e/ou sistemas de gestão capazes de auditar fretes e faturas de forma ágil e assertiva, impactando na eficiência operacional.
Tais “limões” acabam por acarretar que algumas empresas passem a não realizar qualquer tipo de auditoria, ou então por fazer apenas por amostragem ou por simples burocracia interna.
Entretanto, é preciso compreender a auditoria como um procedimento indispensável. Ela visa ampliar o controle ao identificar e corrigir falhas, evitando assim pagamentos de fretes indevidos, que podem resultar de:
- Cobranças em duplicidade ou por serviços não prestados devido à possíveis fraudes, falta de atenção e fragilidade dos controles.
- Erros de cálculo devido a transportadora não ter a tabela cadastrada corretamente em sistema, ou ter mais de uma tabela negociada com valores para fretes inbound e outbound ou para cada unidade da empresa.
- Reajuste automático da tabela de fretes, gerando inconsistências nas cobranças caso não se tenha acesso à nova tabela até o término da vigência da tabela atual.
- Fechamento do valor de frete com base em uma cotação – com preço diferenciado em relação à tabela – e não consideração do valor cotado na geração do CT-e.
- Dimensionamento, pesagem e cubagem dos volumes sendo feita manualmente na maior parte das transportadoras, sob o risco de falhas.
Grau de acidez
Estimar a ordem de grandeza das perdas resultantes da não realização da auditoria de fretes pode não ser uma tarefa tão simples devido às variações e particularidades que existem no setor de transportes.
Entretanto, alguns dados apurados com base na experiência dos mapeamentos de risco no setor indicam que:
- De 10% a 15% dos conhecimentos de transporte apresentam algum tipo de desacordo entre a tabela de frete negociada e o que foi efetivamente pago.
- As cobranças divergentes respeitam o princípio de Pareto, com grande parte dos desvios provocados por aproximadamente 20% dos fornecedores de transporte da base ativa (uma única transportadora pode representar mais de 90% do montante divergente).
Por outro lado, muito mais importante do que a acuracidade das previsões, são as lições e quebras de paradigmas reveladas pelos benchmarks.
Por exemplo, através de auditorias por amostragem apenas é mais provável evidenciar uma prática de cobrança indevida recorrente, mas não os casos eventuais de divergência. Portanto, a auditoria não pode ser encarada como um “mal necessário” apesar de ser um processo eventualmente oneroso em função do volume de documentos a serem auditados.
Além disso, mesmo os parceiros de longa data não dispensam “cuidados” com o controle do pagamento de fretes. Isso por que os desvios decorrentes de razões como a atualização de tabela, substituição de sistema, erro humano ou até mesmo má fé podem acontecer a qualquer momento. E tudo isso não depende do tempo de relacionamento com o fornecedor.
Por fim, através da experiência com a melhoria do processo de gestão de fretes permite afirmar que é possível superar o trade-off custo-qualidade e evitar fraudes e perdas, melhorando o nível qualidade dos transportes e ao mesmo tempo reduzindo os custos de frete, através de um sistema proativo e online de auditoria de fretes.
Modo de fazer
Em linhas gerais, a receita para realizar uma auditoria proativa e online sobre os processos de pagamento de fretes futuros ou em andamento (não reativa e nem analítica sobre o passado), envolve os seguintes passos para evitar fraudes e perdas:
- Simule os melhores preços de frete e as melhores opções de ocupação de veículos de transporte enquanto a separação e expedição estão executando a montagem da carga.
- Controle o volume de contratações e os valores de fretes spot e emergenciais, respeitando métricas pré-estabelecida à medida que a expedição os solicita.
- Crie gatilhos de governança e aprovação para o processo avançar sempre que um desvio da programação seja identificado.
- Automatize a validação e o lançamento dos documentos de frete em sistema e processe altos volumes de documentos em poucas horas.
- Realize o cruzamento de documentos de fretes como Ordens de Serviço (OS), pré-faturas, faturas, NFS-es e CT-es de forma automática para identificar cobranças indevidas, validar e classificar os impostos de acordo com a legislação vigente.
- Realize a busca dos eventos de manifestação da mercadoria e documentos emitidos contra a empresa na Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ) e também através da captura das ocorrências registradas pelas transportadoras via Troca Eletrônica de Dados (EDI).
- Realize a gestão das faturas e CT-es para garantir que os pagamentos serão realizados somente após a auditoria de valores e aprovação gerencial.
- Compare as informações de valores de fretes praticados pelos diferentes fornecedores da empresa e até mesmo valores praticados por eles para outras empresas e aumente seu poder de barganha na negociação dos contratos de fretes.
Utensílios e ferramentas necessários
As opções de ferramentas necessárias para conduzir a totalidade ou parte das ações previstas em um sistema proativo e online de auditoria de pagamento de fretes podem ser divididas em 3 tipos de abordagens: as abordagens básicas, tradicionais e inovadoras.
Dentre as abordagens consideradas básicas, destaca-se o uso de ferramentas cujas principais vantagens são o baixo custo de implantação e facilidade de modelagem. Isso mesmo que as análises e simulações sejam muito dependentes das ações do usuário, como planilhas eletrônicas e dashboard de indicadores.
As abordagens tradicionais permitem realizar a auditoria contínua do pagamento de fretes através de codificação de regras para fazer as checagens de forma automática.
É possível contar com o apoio da ICTS Protiviti na seleção e implantação de seu Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS). Ou programar a auditoria contínua através de ferramentas de Analytics ou análise de dados avançada.
Na maior parte dos casos, apenas os savings com a identificação de cobranças indevidas de valores de frete já costumam cobrir custo de implantação das ferramentas.
Já entre as abordagens classificadas como inovadoras, propõe-se analisar as possíveis variações, exceções ou transações dentro do processo de gestão de pagamento de fretes. Isso é realizado por meio do processamento de dados dos logs do sistema com a ferramenta de Process Mining.
É possível, até mesmo, propor modelos preditivos de ocorrências através de algoritmos de Machine Learning. Isso é feito com base na premissa de sistemas podem aprender com dados, identificar padrões e tomar decisões com o mínimo de intervenção humana.
Nesses casos, é preciso analisar previamente se o valor agregado das soluções justifica o custo de desenvolvimento através da condução de Provas de Conceito (PoCs).
Como servir a Limonada – evitando fraudes e perdas
De acordo com os entrevistados da pesquisa de Sistemas de Gestão de Transportes do Peerless Research group and Logistics Management em 2014, as cinco principais áreas que são importantes em uma estratégia logística de longo prazo são, respectivamente:
- Manter o alto nível de atendimento ao cliente (96%)
- Reduzir os custos com pagamentos de fretes (94%)
- Melhorar a eficiência e a produtividade em operações logísticas (93%)
- Inovar para o crescimento dos negócios (79%)
- Melhorar a alocação de recursos (74%)
Fica claro, diante de tudo que foi exposto, como a auditoria de pagamento de fretes pode contribuir para a gestão da empresa atingir cada um dos cinco objetivos listados. Ela contribui para um melhor controle de gastos e melhor aproveitamento dos recursos através da adoção de ferramentas inovadoras para entregar resultados superiores. Também otimiza tanto o relacionamento com os fornecedores e transportadoras quanto, principalmente, com os clientes.
Desse modo, é possível transformar os limões das perdas, ineficiências operacionais e autuações fiscais numa deliciosa limonada – a auditoria de fretes proativa e online, evitando fraudes e perdas. Tudo isso acompanha muito bem a estratégia de crescimento de negócios das empresas que enxergarem essa oportunidade de melhoria de desempenho.
Matheus Raposo, especialista da área de Riscos e Performance da Protiviti Brasil.
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