Os programas de Prevenção de Perdas no varejo alimentar sempre focam na busca dos maiores potenciais de redução com os menores esforços. Para isto, segue-se uma abordagem de análise que é muito semelhante entre todos esses varejistas: uma vez definidas as metas de perda, parte-se para a identificação dos maiores desvios e, a partir daí, traça-se um plano de ação para a redução desses desvios.
Os programas de Prevenção de Perdas no varejo alimentar sempre focam na busca dos maiores potenciais de redução com os menores esforços. Para isto, segue-se uma abordagem de análise que é muito semelhante entre todos esses varejistas: uma vez definidas as metas de perda, parte-se para a identificação dos maiores desvios e, a partir daí, traça-se um plano de ação para a redução desses desvios. Se não há metas, o foco se torna os maiores valores ou índices de perda, tanto para a estrutura operacional (divisão, regional e assim por diante) como para a estrutura comercial (departamento, setor e assim por diante).
O problema desta abordagem é que ela cumpre apenas metade do que se propõe. Ao analisar os maiores desvios, índices ou valores de perda, identifica-se os maiores potenciais de redução. Mas isso não quer dizer que eles apresentem os menores esforços de redução. Para isto, é fundamental aprofundar a análise. E este aprofundamento passa pelo entendimento de como a perda é gerada e apurada na companhia.
Geralmente as perdas totais são estratificadas em quebras identificadas e perdas desconhecidas. As quebras identificadas geralmente são registradas pelas lojas diariamente, por meio da coleta do item violado, avariado, vencido, amadurecido. Logo, tem-se resultados das quebras identificadas diariamente nas lojas. Além disso, os geradores de quebras identificadas são problemas internos que podem ser rapidamente controlados e corrigidos. Erros na execução de pedidos manuais e parametrização de pedidos automáticos, excesso de produção de itens perecíveis, falta de controle de validade, falta de conferência de qualidade no recebimento são causas comuns de quebra identificada. Logo, atuar na quebra identificada traz resultados imediatos na perda (retornos apurados dentro do mês)
Além disso, existem alguns departamentos que são inventariados com alta periodicidade. No geral, departamentos Perecíveis são inventariados mensalmente ou até em períodos mais curtos. Alguns varejistas também inventariam o departamento de eletroeletrônicos mensalmente por conta do sortimento baixo e alto valor agregado. As perdas desconhecidas são mais difíceis de atacar. Mas se apuradas mensalmente, é possível controlar a efetividade das ações que foram implantadas. Atuar em perdas desconhecidas apuradas por inventário, traz resultados no curto-prazo na perda (retornos apurados mensalmente)
Por último, existem outros setores que, devido à complexidade e volume de itens, precisam de métodos de provisionamento mensal das perdas no varejo alimentar, visto que o inventário total demandaria altos investimentos de pessoas e tecnologia. E este provisionamento geralmente utiliza dados históricos. Atuar na redução de perda destes setores terá efeito apenas quando o inventário oficial for realizado. São setores cujo benefício virá no longo prazo (resultados de acordo com a periodicidade dos inventários oficiais)
Logo, para se obter resultados mais rápidos e com menor esforço, é importante atacar primeiro a quebra identificada, depois as perdas desconhecidas apuradas por meio de inventário e, por último, focar nas perdas desconhecidas provisionadas.
Mas para buscar reduções efetivas, é necessário que os processos de registro das quebras identificadas e a execução e ajustes dos inventários sejam realizados corretamente nas lojas e supervisionados pela Prevenção de Perdas. Caso contrário, há risco de manipulação de resultados para atingimento das metas.
* Rodrigo Castro é diretor executivo da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.
